TUM-GS und Finanzierung von Auslandsaufenthalten

Die TUM-GS hat auch eine Förderung des internationalen Austausches unserer Promovierenden auf die Fahne geschrieben. Aus diesem Anlass gibt es auch eine Förderung für Auslandsreisen, die Konferenzbesuche oder Forschungsaufenthalte sein können.


Für freiwillige Mitglieder beträgt dieser Zuschuss 1.600 EUR. Bei den Pflichtmitglieden gilt im Prinzip ebenfalls diese Summe - bei längeren Forschungsaufenthalten (ab 1 Monat) kann die Gesamtfördersumme auch auf 3.000 EUR erhöht werden.

Beantragung

ACHTUNG: Ab sofort gilt die hier beschriebene Vorgehensweise mit den hier entspechenden Formularen. Alle anderen Formulare werden abgelehnt!

Grundsätzlich hat zuvor die Zwischenevaluierung (Formular => freiwillige Mitglieder bitte im FGZ abgeben, Pflichtmitglieder laden das bitte in Doc-GS hoch) zu erfolgen (ab dem 2. Jahr). Sollte ein Auslandsaufenthalt bereits im ersten Jahr gemacht werden müssen, so ist eine Sondergenehmigung beim Graduiertenzentrum (und der TUM-GS) einzuholen. Dies wird in der Regel durch ein Begründungsschreiben des Betreuers beantragt. Für alle anderen Fälle ist ein Schreiben des Betreuers nicht mehr erforderlich!

Bei der Beantragung der Mittel an sich hängt es davon ab, ob man sein Gehalt über eine bezahlte Stelle bekommt oder ein Stipendienempfänger ist.

1) Genehmigung der Reisemittel und der Dienstreise

Der einfachste Fall ist der des Stipendiaten. Hier ist  keine Dienstreisegenehmigung nötig. Als wichtigstes Dokument dient das Formular "Internationalisierung" (Download für Mitglieder der älteren Promotionsordnungen) der TUM-GS. Pflichtmitglieder (ab 2014) müssen den Antrag online unter Doc-GS verwenden. Bitte vorher dem Graduiertenzentrum Bescheid geben, dann wird das Formular in Doc-GS freigegeben. Zusätzlich wird eine Bestätigung vom Stipendiumgeber benötigt, dass im Rahmen des Stipendiums keine Internationalisierungsförderung vorgesehen ist und die Stipendienmittel nicht um den beantragten Förderbetragreduziert werden. Bitte alle Dokumente ans Graduiertenzentrum zur Genehmigung übergeben.

Komplizierter ist es bei einem Angestellten (gilt auch für Zusatzzahlung bei Stipendiaten) - hier muss auch dem bayerischen Reisekostengesetz genüge getan werden. Grundsätzlich ist dazu ein Dienstreiseantrag (Formular) bei der Reisekostenstelle zu genehmigen - hier muss aber unter 8 (Finanzierung) oder 7 (Zuwendung Dritter) die TUM-GS mit dem Fonds 5300572 aufgeführt werden. Zusätzlich holt man sich die Genehmigung vom Graduiertenzentrum ein mit dem oben bereits erwähnten Formular "Internationalisierung" (Download für Mitglieder der älteren Promotionsordnungen) der TUM-GS. Pflichtmitglieder (ab 2014) müssen den Antrag online unter Doc-GS verwenden, der automatisch verfügbar wird, wenn die Zwischenevaluierung erfolgt ist. Für den Fall der Verwendung der Mittel im 1. Jahr ist das Formular vom Graduiertenzentrum in Doc-GS freizugeben. Der Dienstreiseantrag und das vom Graduiertenzentrum genehmigte Formular sind bei der Reisekostenstelle der Fakultät einzureichen, damit der Dienstreiseantrag wie üblich vorher genehmigt wird. Sollten die 1.600 EUR oder 3.000 EUR nicht ausreichen, so können weitere Lehrstuhlmittel bei Verfügbarkeit auf der Dienstreisegenehmigung angemeldet werden.

Für geplante längere Aufenthalte kann es nötig sein, eine Abordnung zu beantragen. Die Reisekostenstelle kann Sie aber beraten.

2) Mögliche Gewährung einer Vorschusszahlung

Erst nach der Genehmigung der Dienstreise kann z.B. ein Vorschuss beantragt werden. Mit Vorschuss ist die Erstattung von vor der Reise anfallenden und bezahlten Kosten gemeint - eine Schlussabrechnung (s.u. 3) muss in jedem Fall erfolgen. Man kann aber auch alles am Ende nach der Reise erstatten lassen.

Für Stipendiaten ist das genehmigte Formular "Internationalisierung" (aus 1) nötig, sowie alle Belege und Zahlungsbestätigungen der im Vorfeld bezahlten Kosten. Dies muss dann alles per Hauspost an Herrn Jörg Heuser, TUM-GS, Boltzmannstr.17, Garching incl. Kontoverbindung gesendet werden.

Angestellte auf Hausstellen: Nötig für den Vorschuss sind die Formulare "Abrechnung einer Dienstreise", "Auszahlanordnung" und das genehmigte Formular "Internationalisierung" (aus 1), incl. der nötigen Belege und Zahlungsnachweise und des genehmigten Dienstreiseantrags. Die Anordnung des Vorschusses erfolgt an der Reisekostenstelle, die das ganze final an Herrn Heuser, TUM-GS zur Zahlung sendet.

3) (Schluss-)Abrechnung nach der Reise

Ob man nun einen Vorschuss bekommen hat oder nicht, am Ende muss eine Schlussabrechnung erfolgen. 

Für Stipendiaten sind neben dem genehmigten Formular "Internationalisierung" (aus 1) nun das Formular "TUM-GS-Antrag auf Erstattung von Reisekosten", sowie alle vorhandenen Belege und Zahlungsnachweise. Sollte ein Vorschuss bezahlt wurden sein, so wird dieser ehrlicherweise in dem TUM-GS-Formular erwähnt. Bitte alles direkt an Herrn Heuser von der TUM-GS (siehe oben) schicken!

Angestellte auf Hausstellen: Nötig für die Abrechnung sind wiederum die Formulare "Abrechnung einer Dienstreise", "Auszahlanordnung" und das genehmigte Formular "Internationalisierung" (aus 1) incl. aller nötigen Nachweise. Bitte nicht die TUM-GS-Abrechnungsformulare für Stipendiaten verwenden! Dazu legt man noch den genehmigten Dienstreiseantrag. Sollte ein Vorschuss gezahlt wurden sein, wird dieser im Abrechnungsformular ehrlicherweise erwähnt. Zur Erstattung bitte alles bei der Reisekostenstelle der Fakultät einreichen.